Fin de las filas por certificados. Homologación automática, rastreable y sin retrabajo.
El Sistema de Gestión de Certificados Médicos de Central IT automatiza la recepción, la lectura por IA y la validación de certificados médicos, del envío por el colaborador al registro en personal, en minutos.
Desarrollado por Central IT · +25 años en tecnología corporativa · Conforme a la protección de datos
O cenário
El proceso manual de certificados médicos cuesta más de lo que parece.
La gestión de certificados médicos es un proceso crítico. Impacta las licencias, la nómina, la salud ocupacional y el cumplimiento laboral. Cuando se hace manualmente, se vuelve un cuello de botella silencioso: lento, inconsistente y sin trazabilidad.
Demora que afecta la nómina
Los certificados atrapados en una fila de correos o en una planilla retrasan el registro de la licencia y crean inconsistencias en la nómina.
Errores de revisión manual
La lectura manual genera inconsistencias en los datos: código de diagnóstico incorrecto, fechas divergentes, matrícula no validada. Retrabajo para el área de personal, riesgo para la empresa.
Proceso sin estándar
Cada analista conduce la homologación a su manera. Sin un flujo único, la auditoría se vuelve un proyecto y la inconsistencia operativa se acumula.
Cero visibilidad
Sin un sistema estructurado, no hay forma de saber dónde está cada certificado, quién lo analizó, qué decisión se tomó y en cuánto tiempo. El historial desaparece.
Esos problemas no son de personas, son de proceso. El Sistema de Gestión de Certificados Médicos automatiza lo que se puede automatizar y estructura lo que necesita intervención humana.
La solución
Una solución que lee, valida y homologa, con IA en el centro del flujo.
El Sistema de Gestión de Certificados Médicos automatiza la recepción, el análisis y la validación de certificados médicos. La IA lee el documento, extrae la información crítica, valida el registro profesional del médico y lo deriva al área responsable, con número de caso generado y estado en tiempo real.
El área de personal deja de ser el cuello de botella del proceso. La IA asume la clasificación; el analista se enfoca en los casos que exigen criterio humano.
Automatización del proceso
Recepción, lectura y validación automáticas. El proceso sale de las bandejas de correo y las planillas hacia un flujo estructurado y auditable.
Seguridad y antifraude
Verificación de la autenticidad del certificado y de la regularidad de la matrícula del médico ante el consejo federal de medicina, previniendo fraudes. El colaborador revisa los datos antes de confirmarlos.
Trazabilidad y control
Número de caso automático para cada solicitud. Estado en tiempo real. Historial completo. La auditoría como consulta, no como proyecto.
Estandarización de la atención
Flujo único y estructurado para todos los certificados, sin importar quién opera. Consistencia operativa garantizada.
Escala sin pérdida de calidad
Gran volumen de solicitudes atendido con el mismo desempeño. La IA procesa hasta 100 solicitudes por minuto sin degradación.
En la práctica
El recorrido de un certificado: del envío a la homologación.
En condiciones normales, el proceso va del envío a la homologación en menos de 3 minutos.
Envío por el colaborador
InmediatoEl colaborador entra al sistema, los datos se completan automáticamente, selecciona el motivo, adjunta el documento (PDF, JPG o PNG, hasta 10 MB) y genera el número de caso al instante.
Lectura automática por IA
Hasta 1 minutoLa IA lee el documento y extrae automáticamente: fecha de atención, fecha de regreso, días de licencia, código de diagnóstico (CIE-11), matrícula y jurisdicción del médico.
Validación automática
Hasta 2 minutosEl sistema valida la regularidad de la matrícula del médico ante el consejo federal de medicina y verifica la autenticidad del documento contra fraudes. Los datos extraídos se presentan al colaborador para su revisión y confirmación.
Derivación
InmediatoLa solicitud validada se deriva automáticamente a la cola de atención del área responsable, con asignación de responsabilidad.
Homologación
3 min a 24 h hábilesElegibilidad automática: homologación en hasta 3 minutos. Análisis manual del área de personal: hasta 24 horas hábiles. Evaluación presencial: agendamiento automático en clínica acreditada.
Registro e historial
InmediatoCierre con registro completo: decisión, responsable, tiempo de atención y trazabilidad de todas las etapas.
De la llegada del certificado al registro en personal: automático, rastreable y sin correos en el medio del camino.
Qué hace la solución
Funcionalidades que cubren todo el ciclo del certificado.
Registro e envio
- Acceso por el sistema corporativo
- Datos del colaborador completados automáticamente
- Selección del motivo y adjunto del documento médico
- Validación de los campos obligatorios antes del envío
- Campo de observaciones y descripción libre
- Generación automática del número de caso
Lectura y validación por IA
- Lectura automática del documento
- Extracción de la fecha de atención y de la fecha de regreso
- Cálculo automático de días de licencia
- Identificación del código de diagnóstico (estándar CIE-11)
- Identificación de la matrícula y jurisdicción del médico
- Validación de la matrícula del médico ante el consejo federal de medicina
- Verificación de autenticidad del documento (antifraude)
- Parámetros de análisis de la IA configurables
- Presentación de los datos para revisión y confirmación
Flujo y homologación
- Derivación automática al área responsable
- Fila de atención con asignación de responsabilidad
- Homologación automática cuando se cumple la elegibilidad
- Agendamento automático em clínica credenciada, se necessário
- Notificación automática al colaborador y a la clínica
- Cierre automático tras la homologación
Seguimiento y trazabilidad
- Lista de solicitudes por usuario con estado y plazo
- Pesquisa por número de protocolo
- Historial completo de solicitudes
- Monitoreo del tiempo de atención por etapa
- Trazabilidad integral de todas las acciones
Nivel de servicio
SLA definido. Compromisos claros.
El sistema opera con acuerdos de nivel de servicio formalizados, para que usted sepa exactamente qué esperar.
Disponibilidad y operación
Procesamiento automático
Etapas con análisis manual
El colaborador tiene hasta 48 horas después de la emisión del certificado para enviarlo. El sistema controla automáticamente el plazo y notifica cuando hace falta.
Seguridad y gobernanza
Los datos médicos exigen una protección diferenciada.
El sistema fue construido para eso.
Los certificados médicos contienen datos sensibles de salud, una categoría especial de datos personales bajo la ley de protección de datos. El sistema fue diseñado con controles específicos para garantizar protección, trazabilidad y cumplimiento regulatorio.
Almacenamiento seguro
Documentos almacenados con control de acceso por perfil. Solo el área de personal y el responsable de la solicitud acceden al contenido del certificado.
Retención definida por política
Datos retenidos por 5 años según las exigencias laborales y de salud ocupacional. Descarte controlado y rastreable al final del período.
Auditoría completa
Toda acción queda registrada: quién accedió, qué modificó, cuándo decidió. Historial inmutable disponible en cualquier momento.
Cumplimiento LGPD
Datos de salud tratados como categoría sensible. Acceso restringido por necesidad de la función, con trazabilidad y base legal documentada.
Construido sobre la infraestructura corporativa de Central IT, referencia en entornos que no pueden detenerse.
Aplicación
Dónde genera más impacto el sistema.
RH com alto volume de colaboradores
Empresa con cientos o miles de colaboradores, alto volumen mensual de certificados y un área de personal sobrecargada con el análisis manual.
Automatización del 80–90% del volumen con homologación en minutos. El área de personal se enfoca en los casos que exigen análisis.
Operación con múltiples unidades o filiales
Certificados que llegan de distintas localidades por correo, WhatsApp o entrega física, sin flujo centralizado.
Canal único de envío, flujo estandarizado y visibilidad centralizada sin importar la unidad.
Programa de salud ocupacional estructurado
Necesidad de cruzar licencias, diagnósticos y tiempo de regreso para la planificación de salud ocupacional.
Historial estructurado con CIE-11, días de licencia y trazabilidad por colaborador, listo para análisis e informe.
Empresa en proceso de auditoría o certificación
Una auditoría laboral, una certificación ISO o una regularización exigen demostrar control sobre las licencias y la documentación médica.
Trazabilidad completa de todas las solicitudes, decisiones y responsables. La auditoría como consulta, no como proyecto.
Case
Central IT usa la propia solución para gestionar sus certificados.
Gestionar certificados médicos sin recursos integrados ni IA volvía el proceso lento, manual y propenso a errores, con impacto en el desempeño de RR. HH. y en la confiabilidad de los datos de licencias. La motivación fue tener una solución inteligente y automatizada, con más agilidad, seguridad y control en la homologación.
Análisis preciso por IA
Identificación automática del diagnóstico, los días de licencia y los datos del médico emisor.
Validación ante el consejo médico
Matrícula y autenticidad del certificado verificadas automáticamente, con más seguridad jurídica y menos fraude.
Rutina de RR. HH. más liviana
Fin de las tareas manuales repetitivas y control de las homologaciones pendientes en fila.
Salud ocupacional eficiente
Ganancias en productividad, cumplimiento y calidad en la experiencia del colaborador.
Más que homologar certificados médicos: la plataforma promueve salud organizacional, seguridad e innovación, con inteligencia artificial aplicada a la gestión de licencias.
FAQ
Preguntas frecuentes.
A IA lê qualquer tipo de atestado?
¿Qué pasa si la IA no logra leer el documento?
¿Cómo se valida la matrícula del médico?
¿Cómo previene el sistema los certificados fraudulentos?
¿El colaborador necesita capacitación para usar el sistema?
¿El sistema se integra con los sistemas de nómina?
¿Cuál es el límite de uso?
¿Cómo funciona en los casos que requieren evaluación presencial?
¿La solución cumple con la ley de protección de datos?
¿Cómo contratar?
Servicios
Del diagnóstico a la operación, con Central IT al lado.
Servicios especializados para sacar del papel la gestión de certificados médicos y hacerla evolucionar conforme crece la madurez del área de personal y de salud ocupacional.
Diagnóstico del proceso
Mapeo del flujo actual de certificados, de los volúmenes y de las integraciones antes de la implantación.
Implantación asistida
Configuración de los flujos, las reglas de elegibilidad y el SLA, con puesta en marcha acompañada por Central IT.
Integración con nómina y ERP
Conexión vía APIs abiertas con los sistemas de nómina, RR. HH. y ERP que la organización ya usa.
Capacitación del área de personal
Capacitación de los equipos de personal y de salud ocupacional en los flujos, filas y tableros.
Seguridad y cumplimiento
Apoyo a la adecuación normativa de protección de datos, con control de acceso, retención definida y traza de auditoría.
Soporte y evolución continua
Acompañamiento, SLA y evolución de la plataforma conforme la operación madura.
El próximo paso