Información que no circula
Documentos importantes quedan detenidos en carpetas que nadie consulta. Las decisiones se toman sin el contexto que ya existe en la empresa, solo porque no llega a tiempo a las manos correctas.
La plataforma que convierte sus documentos en información accionable.
Athena va más allá del almacenamiento: analiza documentos con IA, gobierna el ciclo de vida completo y da control total sobre quién accede a qué, con trazabilidad integral.
IA aplicada análisis dentro del documento
Acceso granular por repositorio, carpeta y archivo
Trazabilidad total auditoría siempre disponible
El escenario
Almacenar documentos es fácil. Gobernar la información dentro de ellos, no.
Las empresas generan volúmenes crecientes de documentos críticos: contratos, expedientes, comunicaciones regulatorias, información sensible. Pero la mayoría de los sistemas de gestión documental sigue haciendo lo mismo desde la década de 2000: almacenar, organizar en carpetas, buscar. El resultado es previsible: información enterrada, accesos descontrolados y riesgo de cumplimiento.
Acceso sin control
Permisos demasiado amplios generan riesgo de filtración. Permisos demasiado restringidos paralizan la operación. La mayoría de las empresas opera en el extremo equivocado, sin saber exactamente quién vio qué.
Cumplimiento reactivo
Plazos de retención controlados en una planilla. Auditorías que se vuelven proyectos de meses. Un cumplimiento que depende de que las personas recuerden procesos manuales. Riesgo regulatorio acumulado en silencio.
Athena parte de una premisa distinta: los documentos no son archivos para guardar, sino información para gobernar, analizar y proteger. La IA está en el centro de eso, no en la periferia.
La plataforma
Una plataforma. Tres capas. Toda la operación documental.
Athena es una plataforma de gestión inteligente de documentos que combina gobernanza documental, control granular de acceso e IA aplicada al contenido.
A diferencia de los sistemas que solo organizan carpetas, Athena analiza, clasifica, procesa y protege la información a lo largo de todo el ciclo de vida: de la llegada del documento a su descarte controlado.
Capa de Gobernanza
Capa de Inteligencia (IA)
Capa de Acceso y Auditoría
IA aplicada al contenido
La inteligencia no está en la búsqueda. Está dentro del documento: generando resúmenes, extrayendo información y analizando lo que importa.
Gobernanza por diseño
Retención, vigencia, clasificación y descarte controlados por la plataforma. Sin depender de procesos manuales.
Auditoría siempre disponible
Toda acción queda registrada con fecha, hora y responsable. La auditoría no es un proyecto. Es una consulta.
En la práctica
El recorrido de un documento en Athena.
Del ingreso a la retención controlada, con la IA actuando en cada etapa.
- 01
Ingreso
El documento llega por carga, por el correo vinculado al repositorio o vía integración. La plataforma identifica origen, tipo y contexto automáticamente.
- 02
Clasificación y análisis
La IA genera resúmenes, extrae la información relevante y aplica las clasificaciones configuradas. Los plazos dentro del contenido se identifican sin intervención manual.
- 03
Acceso controlado
Los permisos se aplican por perfil: repositorio, carpeta y archivo. Cada usuario ve solo lo que fue autorizado, sin excepciones silenciosas.
- 04
Colaboración rastreada
Los comentarios, ediciones y versiones se registran con responsable y fecha. Historial íntegro, siempre consultable.
- 05
Retención y descarte
La plataforma controla la vigencia y los plazos de retención. Los documentos se archivan o se descartan en el momento justo, sin acción manual.
Cada documento recorre un ciclo controlado, auditable y enriquecido con IA, sin esfuerzo operativo adicional.
Lo que hace la plataforma
Funcionalidades que cubren todo el ciclo documental.
Seis bloques de capacidad integrados en un único entorno.
Repositorios, carpetas y archivos
Repositorios y carpetas con carga, descarga, movimiento, archivado e historial de versiones rastreable. Categorización por contexto con contador y acciones rápidas.
Visualización y filtros
Modo lista o cuadrícula, filtros inteligentes (Todo, Populares, Recientes) y búsqueda avanzada para encontrar cualquier documento en segundos.
Análisis cognitivo con IA
Extracción automática de información, resúmenes cortos y largos y análisis basados en instrucciones configurables, aplicados directamente al contenido.
Procesamiento de correos
Buzón vinculado al repositorio e integración con Outlook: la IA lee los correos recibidos, identifica plazos y organiza los adjuntos automáticamente.
Gobernanza y cumplimiento
Clasificación de documentos, plazos de retención, ciclo de vida y conformidad con las políticas de organización y seguridad.
Usuarios, perfiles y auditoría
Permisos por repositorio, carpeta y archivo, con historial de acciones por documento, comentarios y colaboración rastreada.
Aplicación
Operaciones distintas, ganancias específicas.
Athena se adapta al perfil documental de la operación.
Departamento jurídico
Cenário: Alto volumen de contratos, expedientes y dictámenes, con plazos críticos y necesidad de extraer información rápidamente.
Beneficio principal: La IA genera resúmenes de contratos e identifica cláusulas críticas y plazos. El tiempo de análisis se reduce drásticamente.
Cumplimiento y regulatorio
Cenário: Documentos sujetos a retención obligatoria, auditorías frecuentes y exigencia de trazabilidad.
Beneficio principal: Ciclo de vida controlado, auditoría siempre disponible, conformidad demostrable en cualquier momento.
Sector financiero y regulado
Cenário: Documentos sensibles, exigencia de control de acceso granular y exposición a auditorías externas.
Beneficio principal: Permisos por repositorio, carpeta y archivo. Registro completo. Respuesta rápida a las auditorías.
Operaciones con alto flujo de correo crítico
Cenário: Procesos que dependen de información que llega por correo y se pierde en buzones individuales.
Beneficio principal: Buzón vinculado al repositorio. La IA lee, categoriza y estructura. La información deja de perderse.
Empresas en fase de estructuración documental
Cenário: Crecimiento acelerado, ausencia de gobernanza documental establecida, fragmentación de herramientas.
Beneficio principal: Estructura estandarizada desde el inicio. Gobernanza nativa. Escala sin caos.
Por qué es distinto
Cuatro diferencias que separan a Athena de un gestor documental tradicional.
IA dentro del documento
análisis, no solo búsquedaResúmenes, extracción de información y análisis del contenido, no solo indexación para buscar. La inteligencia trabaja sobre lo que está escrito.
Control granular con rastro
acceso y auditoría nativosPermisos por repositorio, carpeta y archivo, con cada acción registrada por responsable y fecha. La auditoría se vuelve una consulta, no un proyecto de meses.
Ciclo de vida gobernado
sin planilla ni memoriaVigencia, retención y descarte controlados por la plataforma. Conformidad documental por diseño, no por un proceso manual sujeto a fallas.
Base Central IT que escala
del Starter al EnterpriseInfraestructura corporativa de misión crítica y más de 25 años de operación. La plataforma crece con la madurez de la empresa, sin migraciones traumáticas.
Capa técnica
Construido sobre la infraestructura corporativa de Central IT.
Athena opera sobre el stack tecnológico de Central IT, con más de 25 años en soluciones corporativas para entornos críticos. La seguridad, la gobernanza y la estabilidad son cimiento, no complemento.
Seguridad de la información
- Autenticación centralizada con Keycloak
- Control de acceso granular (RBAC) por repositorio, carpeta y archivo
- Cifrado en tránsito y en reposo
- Registro auditable de todas las acciones
Adherencia a la protección de datos
- Control de retención y descarte por diseño
- Trazabilidad del acceso a datos personales
- Soporte a las solicitudes de los titulares
- Clasificación documental para el tratamiento adecuado
Gobernanza documental
- Auditoría completa de las operaciones sobre cada documento
- Versionado e historial inmutable
- Configuración de clasificaciones y ciclos de vida
- Conformidad con las políticas de organización y seguridad
Almacenamiento y estabilidad
- Almacenamiento seguro con MinIO
- Infraestructura corporativa de Central IT
- Monitoreo continuo
- Respaldo y recuperación estructurada
Central IT es referencia en operaciones que no pueden detenerse. Athena hereda esa cultura: gobernanza y seguridad como premisa.
Planes
Cuatro planes. De la organización documental inicial a la gobernanza completa con IA.
Escala según la madurez de la gestión documental de la empresa, sin reconfigurarlo todo.
Starter
Organizaciones que necesitan organizar documentos y controlar accesos básicos.
- Alta de usuarios
- Creación de repositorios y carpetas
- Gestión y carga de documentos
- Gestión de accesos por perfil
- Consulta y búsqueda de documentos
Professional
Organizaciones que necesitan gobernanza documental y control estructurado de acceso.
- Todo lo del Starter, más:
- Gestión de clasificaciones de documentos
- Configuración de plazos de retención
- Gestión avanzada de perfiles y permisos
- Monitoreo de repositorios
Corporate
Organizaciones que necesitan control avanzado y automatización con IA.
- Todo lo del Professional, más:
- Monitoreo de buzones de correo vinculados
- Automatización de la lectura de información por IA
- Análisis de sentimiento y palabras clave
- Gestión de suscriptores de los repositorios
- Notificaciones automáticas de eventos
Enterprise
Organizaciones con alto volumen de documentos y gobernanza documental completa.
- Todo lo del Corporate, más:
- Configuración avanzada de perfiles y permisos
- Gestión completa de accesos y vínculos
- Personalizaciones específicas
- Soporte prioritario
- Usuarios, repositorios y documentos ilimitados
Los valores varían según el tamaño y la configuración de la operación. En 15 minutos de conversación, nuestro equipo dimensiona el plan adecuado para su volumen.
Implantación
De la firma a la operación funcionando en semanas, no en meses.
Implantación asistida, estructurada para generar valor desde las primeras semanas.
Inmersión y diseño
Entendemos su estructura documental actual, los repositorios prioritarios, los perfiles de acceso y las integraciones necesarias.
Configuración
Configuramos repositorios, clasificaciones, plazos de retención, perfiles de permiso e integraciones con Outlook.
Capacitación y adopción
Capacitamos a administradores y usuarios clave. Talleres prácticos con documentos reales de la operación.
Puesta en marcha y estabilización
Operación en producción con acompañamiento cercano. Ajustes finos de la IA y parametrizaciones según el uso real.
Operación asistida
Customer Success acompaña con cadencia regular, identifica oportunidades de expansión y ajusta configuraciones.
Servicios asociados
Del diagnóstico a la operación, con el equipo de Central IT al lado.
Servicios especializados que aceleran la adopción y mantienen a Athena rindiendo a lo largo del tiempo.
Consultoría de gobernanza documental
Diagnóstico del acervo, políticas de retención y modelo de clasificación a medida para su operación.
Migración y organización del acervo
Importación, estructuración y clasificación inicial de los documentos existentes, con la mínima interrupción.
Configuración de la IA
Definición de instrucciones, clasificaciones y flujos de análisis para su contexto: jurídico, cumplimiento o comercial.
Integraciones a medida
Conexión con Outlook, sistemas corporativos y APIs específicas de su entorno.
Formación y capacitación
Talleres prácticos para administradores y usuarios clave, con documentos reales de la operación.
Soporte y Customer Success
Acompañamiento continuo, SLA y cadencia ejecutiva para hacer evolucionar el uso a lo largo del tiempo.
FAQ
Preguntas frecuentes.
Sobre el producto
Ya tenemos un sistema de almacenamiento. ¿Vale la pena cambiar?
Almacenar es distinto de gobernar. Athena no solo guarda archivos: controla quién accede a qué y en qué versión, analiza el contenido con IA y garantiza la conformidad con los plazos de retención. La diferencia está en la inteligencia y en la gobernanza, no en el almacenamiento.
¿Qué cambia respecto de un gestor documental tradicional?
Los gestores documentales tradicionales organizan y almacenan. Athena hace eso y va más allá: analiza el contenido con IA, integra buzones de correo, ofrece control granular de permisos y trazabilidad completa.
No necesitamos IA. ¿La plataforma tiene sentido igual?
Sí. La IA es opcional y configurable: el administrador decide cuándo activarla y en qué documentos. Incluso sin IA, el cliente se beneficia de la gobernanza documental, del control de acceso granular y de la trazabilidad total.
¿La herramienta es compleja de usar?
No. Athena fue diseñada para distintos perfiles: el colaborador usa menús simples para acceder y enviar documentos; el administrador cuenta con herramientas avanzadas de configuración. Cada uno trabaja en la capa que le corresponde.
Sobre la seguridad
¿Cómo protege Athena la información?
Control de acceso granular por repositorio, carpeta y archivo. Registro de auditoría completo. Autenticación centralizada con Keycloak. Cifrado en tránsito y en reposo. Almacenamiento seguro con MinIO.
¿La IA accede a documentos sensibles sin control?
No. La IA es configurable: el administrador define qué tipos de documento se analizan y qué instrucciones sigue. Los documentos fuera de ese alcance no se procesan.
¿Cómo funciona la adherencia a la protección de datos?
Control de retención y descarte por diseño, trazabilidad del acceso a datos personales, clasificación documental para el tratamiento adecuado y soporte a las solicitudes de los titulares.
Sobre el modelo comercial
¿Cómo funciona el cobro?
Modelo SaaS con flexibilidad: cobro por usuario, volumen de documentos, entorno o unidad organizacional. Periodicidad mensual, anual o implantación única. Lo dimensionamos según la operación real.
¿Puedo empezar simple y expandir?
Sí. La estructura de planes fue diseñada exactamente para eso. Muchos clientes empiezan con Starter o Professional y migran a Corporate o Enterprise cuando el volumen y la madurez lo justifican.
No tenemos equipo para gestionar una plataforma así.
La automatización reduce justamente esa necesidad. La IA lee y organiza los correos, los plazos de retención los controla el sistema y las notificaciones son automáticas. La plataforma trabaja mientras el equipo se enfoca en lo que importa.
Sobre la implantación
¿Cuánto tiempo hasta entrar en producción?
Cronograma estándar de 4 semanas: inmersión, configuración, capacitación y puesta en marcha. A partir del mes 2, la operación funciona con acompañamiento continuo de Customer Success.
¿La implantación demanda mucho de mi equipo?
La implantación es asistida por Central IT. Su equipo participa principalmente en las fases de inmersión y capacitación. El esfuerzo técnico queda mayoritariamente del lado de Central IT.
¿Es posible integrarlo con nuestros sistemas?
Sí. Integración nativa con Outlook, notificaciones por WhatsApp y APIs abiertas para integrarse con sistemas corporativos. Las integraciones específicas se tratan según el contrato.
El próximo paso