معلومات لا تتداول
تبقى المستندات المهمة راكدة في مجلدات لا يطّلع عليها أحد. تُتَّخذ القرارات دون السياق الموجود أصلًا في الشركة، لمجرد أنه لا يصل في الوقت المناسب إلى الأيدي الصحيحة.
المنصة التي تحوّل مستنداتك إلى معلومات قابلة للتنفيذ.
تتجاوز Athena مجرد التخزين: تحلّل المستندات بالذكاء الاصطناعي، وتحكم دورة الحياة الكاملة، وتمنحك تحكمًا تامًا في من يصل إلى ماذا، بتتبع كامل.
ذكاء اصطناعي مطبَّق تحليل داخل المستند
وصول دقيق حسب المستودع والمجلد والملف
تتبع كامل تدقيق متاح دائمًا
السياق
تخزين المستندات أمر سهل. أما حوكمة المعلومات بداخلها، فلا.
تُنتج الشركات كميات متزايدة من المستندات الحرجة: العقود، الإجراءات، المراسلات التنظيمية، والمعلومات الحساسة. لكن معظم أنظمة إدارة المستندات ما زالت تفعل الشيء نفسه منذ عقد الألفين: التخزين، والتصنيف في مجلدات، والبحث. والنتيجة متوقعة: معلومات مدفونة، وصول غير منضبط، ومخاطر امتثال.
وصول دون ضبط
الصلاحيات الواسعة جدًا تولّد خطر التسريب. والصلاحيات الضيقة جدًا تشلّ العملية. تعمل معظم الشركات عند الطرف الخاطئ، دون معرفة دقيقة بمن اطّلع على ماذا.
امتثال رد فعل
مهل الاحتفاظ تُدار عبر جدول بيانات. تدقيقات تتحول إلى مشاريع تمتد أشهرًا. امتثال يعتمد على تذكّر الأشخاص لعمليات يدوية. مخاطر تنظيمية تتراكم في صمت.
تنطلق Athena من فرضية مختلفة: المستندات ليست ملفات للحفظ، بل معلومات يجب حوكمتها وتحليلها وحمايتها. والذكاء الاصطناعي في صميم ذلك، لا على هامشه.
المنصة
منصة واحدة. ثلاث طبقات. كل العملية المستندية.
Athena منصة لإدارة المستندات الذكية تجمع بين حوكمة المستندات، والتحكم الدقيق في الوصول، والذكاء الاصطناعي المطبَّق على المحتوى.
خلافًا للأنظمة التي تكتفي بتنظيم المجلدات، تحلّل Athena وتصنّف وتعالج وتحمي المعلومة طوال دورة حياتها الكاملة: من وصول المستند إلى التخلص المُتحكَّم به منه.
طبقة الحوكمة
طبقة الذكاء (الذكاء الاصطناعي)
طبقة الوصول والتدقيق
ذكاء اصطناعي مطبَّق على المحتوى
الذكاء ليس في البحث. إنه داخل المستند: يولّد الملخصات، ويستخرج المعلومات، ويحلل ما يهم.
حوكمة بالتصميم
الاحتفاظ والصلاحية والتصنيف والتخلص، كلها تتحكم بها المنصة. دون اعتماد على عمليات يدوية.
تدقيق متاح دائمًا
يُسجَّل كل إجراء بالتاريخ والوقت والمسؤول. التدقيق ليس مشروعًا. إنه استعلام.
على أرض الواقع
رحلة مستند داخل Athena.
من الدخول إلى الاحتفاظ المُتحكَّم به، بذكاء اصطناعي يعمل في كل خطوة.
- 01
الدخول
يصل المستند عبر الرفع، أو بريد إلكتروني مرتبط بالمستودع، أو عبر تكامل. تحدد المنصة المصدر والنوع والسياق تلقائيًا.
- 02
التصنيف والتحليل
يولّد الذكاء الاصطناعي الملخصات، ويستخرج المعلومات ذات الصلة، ويطبّق التصنيفات المُعدَّة. تُحدَّد المواعيد النهائية داخل المحتوى دون تدخل يدوي.
- 03
وصول مُتحكَّم به
تُطبَّق الصلاحيات حسب الدور: المستودع والمجلد والملف. لا يرى كل مستخدم سوى ما صُرِّح له به، دون استثناءات خفية.
- 04
تعاون قابل للتتبع
تُسجَّل التعليقات والتعديلات والإصدارات مع المسؤول والتاريخ. سجل سليم، قابل للاستعلام دائمًا.
- 05
الاحتفاظ والتخلص
تتحكم المنصة في الصلاحية ومهل الاحتفاظ. تُؤرشَف المستندات أو يُتخلَّص منها في الوقت المناسب، دون إجراء يدوي.
يمر كل مستند بدورة مُتحكَّم بها وقابلة للتدقيق ومُثراة بالذكاء الاصطناعي، دون أي جهد تشغيلي إضافي.
ما تقوم به المنصة
وظائف تغطي دورة المستندات بأكملها.
ستة محاور من الإمكانيات متكاملة في بيئة واحدة.
المستودعات والمجلدات والملفات
مستودعات ومجلدات برفع وتنزيل ونقل وأرشفة وسجل إصدارات قابل للتتبع. تصنيف حسب السياق مع عداد وإجراءات سريعة.
العرض والتصفية
أنماط عرض بقائمة أو شبكة، وفلاتر ذكية (الكل، الأكثر تداولًا، الأحدث)، وبحث متقدم لإيجاد أي مستند خلال ثوانٍ.
تحليل معرفي بالذكاء الاصطناعي
استخراج تلقائي للمعلومات، وملخصات قصيرة وطويلة، وتحليلات مبنية على توجيهات (prompts) قابلة للتهيئة، تُطبَّق مباشرة على المحتوى.
معالجة البريد الإلكتروني
صندوق بريد مرتبط بالمستودع وتكامل مع Outlook: يقرأ الذكاء الاصطناعي الرسائل الواردة، ويحدد المواعيد النهائية، وينظّم المرفقات تلقائيًا.
الحوكمة والامتثال
تصنيف المستندات، ومهل الاحتفاظ، ودورة الحياة، والامتثال لسياسات التنظيم والأمن.
المستخدمون والأدوار والتدقيق
صلاحيات حسب المستودع والمجلد والملف، مع سجل إجراءات لكل مستند، وتعليقات وتعاون قابل للتتبع.
التطبيق
عمليات مختلفة، مكاسب محددة.
تتكيف Athena مع الطابع المستندي للعملية.
الإدارة القانونية
السيناريو: حجم كبير من العقود والإجراءات والآراء القانونية، بمواعيد نهائية حرجة وحاجة لاستخراج سريع للمعلومة.
المكسب الرئيسي: يولّد الذكاء الاصطناعي ملخصات العقود، ويحدد البنود الحرجة والمواعيد النهائية. وقت التحليل ينخفض بشكل كبير.
الامتثال والشؤون التنظيمية
السيناريو: مستندات خاضعة للاحتفاظ الإلزامي، وتدقيقات متكررة، ومتطلبات تتبع.
المكسب الرئيسي: دورة حياة مُتحكَّم بها، وتدقيق متاح دائمًا، وامتثال يمكن إثباته في أي لحظة.
القطاع المالي والمنظَّم
السيناريو: مستندات حساسة، ومتطلبات تحكم دقيق في الوصول، وتعرّض لتدقيقات خارجية.
المكسب الرئيسي: صلاحيات حسب المستودع والمجلد والملف. سجل كامل. استجابة سريعة للتدقيقات.
عمليات ذات تدفق بريدي حرج مرتفع
السيناريو: إجراءات تعتمد على معلومات تصل عبر البريد الإلكتروني وتضيع في صناديق فردية.
المكسب الرئيسي: صندوق مرتبط بالمستودع. الذكاء الاصطناعي يقرأ ويصنّف وينظّم. المعلومة لم تعد تضيع.
شركات في مرحلة هيكلة مستندية
السيناريو: نمو متسارع، وغياب حوكمة مستندية راسخة، وتشتت في الأدوات.
المكسب الرئيسي: بنية موحدة منذ البداية. حوكمة أصيلة. توسع دون فوضى.
لماذا مختلفة
أربعة فوارق تفصل Athena عن نظام إدارة المستندات التقليدي.
ذكاء اصطناعي داخل المستند
تحليل، لا بحث فقطملخصات، واستخراج معلومات، وتحليل للمحتوى، لا مجرد فهرسة للبحث. الذكاء يعمل على ما هو مكتوب.
تحكم دقيق قابل للتتبع
وصول وتدقيق أصيلانصلاحيات حسب المستودع والمجلد والملف، مع تسجيل كل إجراء بالمسؤول والتاريخ. يصبح التدقيق استعلامًا، لا مشروع أشهر.
دورة حياة محوكمة
دون جدول بيانات ولا ذاكرة بشريةالصلاحية والاحتفاظ والتخلص تتحكم بها المنصة. امتثال مستندي بالتصميم، لا بعملية يدوية عرضة للخطأ.
أساس Central IT القابل للتوسع
من Starter إلى Enterpriseبنية تحتية مؤسسية للمهام الحرجة وأكثر من 25 عامًا من التشغيل. تنمو المنصة مع نضج الشركة، دون ترحيل مؤلم.
الطبقة التقنية
مبنية على البنية التحتية المؤسسية لشركة Central IT.
تعمل Athena فوق المنظومة التقنية (stack) الخاصة بـCentral IT، التي تمتلك أكثر من 25 عامًا في الحلول المؤسسية للبيئات الحرجة. الأمن والحوكمة والاستقرار أساس، لا إضافة.
أمن المعلومات
- مصادقة مركزية عبر Keycloak
- تحكم دقيق في الوصول (RBAC) حسب المستودع والمجلد والملف
- تشفير أثناء النقل والتخزين
- سجل قابل للتدقيق لكل الإجراءات
الالتزام بـLGPD
- تحكم في الاحتفاظ والتخلص بالتصميم
- تتبع الوصول إلى البيانات الشخصية
- دعم طلبات أصحاب البيانات
- تصنيف مستندي لمعالجة ملائمة
الحوكمة المستندية
- تدقيق كامل للعمليات على كل مستند
- إصدارات وسجل ثابت لا يُعدَّل
- ضبط التصنيفات ودورات الحياة
- الامتثال لسياسات التنظيم والأمن
التخزين والاستقرار
- تخزين آمن عبر MinIO
- بنية تحتية مؤسسية من Central IT
- مراقبة مستمرة
- نسخ احتياطي واستعادة منظَّمة
تُعد Central IT مرجعًا في العمليات التي لا يمكن أن تتوقف. وترث Athena هذه الثقافة: الحوكمة والأمن كمنطلق أساسي.
الخطط
أربع خطط. من التنظيم المستندي الأولي إلى الحوكمة الكاملة بالذكاء الاصطناعي.
تتوسع مع نضج إدارة المستندات في الشركة، دون إعادة ضبط كل شيء.
Starter
مؤسسات تحتاج إلى تنظيم المستندات والتحكم في الوصول الأساسي.
- تسجيل المستخدمين
- إنشاء المستودعات والمجلدات
- إدارة المستندات ورفعها
- إدارة الوصول حسب الدور
- الاستعلام عن المستندات والبحث فيها
Professional
مؤسسات تحتاج إلى حوكمة مستندية وتحكم منظَّم في الوصول.
- كل ما في Starter، بالإضافة إلى:
- إدارة تصنيفات المستندات
- ضبط مهل الاحتفاظ
- إدارة متقدمة للأدوار والصلاحيات
- مراقبة المستودعات
Corporate
مؤسسات تحتاج إلى تحكم متقدم وأتمتة بالذكاء الاصطناعي.
- كل ما في Professional، بالإضافة إلى:
- مراقبة صناديق البريد الإلكتروني المرتبطة
- أتمتة قراءة المعلومات بالذكاء الاصطناعي
- تحليل المشاعر والكلمات المفتاحية
- إدارة المشتركين في المستودعات
- إشعارات تلقائية بالأحداث
Enterprise
مؤسسات ذات حجم كبير من المستندات وحوكمة مستندية كاملة.
- كل ما في Corporate، بالإضافة إلى:
- ضبط متقدم للأدوار والصلاحيات
- إدارة كاملة للوصول والارتباطات
- تخصيصات محددة
- دعم ذو أولوية
- مستخدمون ومستودعات ومستندات دون حدود
تختلف القيم حسب حجم العملية وإعدادها. خلال محادثة مدتها 15 دقيقة، يحدد فريقنا الخطة المناسبة لحجمك.
التنفيذ
من التوقيع إلى التشغيل الفعلي خلال أسابيع، لا أشهر.
تنفيذ بمرافقة، مُصمَّم لتحقيق قيمة منذ الأسابيع الأولى.
الانغماس والتصميم
نفهم بنيتك المستندية الحالية، والمستودعات ذات الأولوية، وأدوار الوصول، والتكاملات اللازمة.
الإعداد
نُعدّ المستودعات والتصنيفات ومهل الاحتفاظ وأدوار الصلاحيات والتكامل مع Outlook.
التدريب والتبني
ندرّب المسؤولين والمستخدمين الرئيسيين. ورش عمل تطبيقية بمستندات حقيقية من العملية.
الإطلاق الفعلي والاستقرار
تشغيل فعلي بمتابعة لصيقة. ضبط دقيق للذكاء الاصطناعي والإعدادات وفق الاستخدام الفعلي.
تشغيل بمرافقة
يتابع فريق نجاح العملاء بوتيرة منتظمة، ويحدد فرص التوسع، ويضبط الإعدادات.
خدمات مرتبطة
من التشخيص إلى التشغيل، بمرافقة فريق Central IT.
خدمات متخصصة تسرّع التبني وتُبقي Athena فعّالة مع مرور الوقت.
استشارات حوكمة المستندات
تشخيص الأرشيف، وسياسات الاحتفاظ، ونموذج تصنيف مصمَّم خصيصًا لعمليتك.
ترحيل الأرشيف وتنظيمه
استيراد وهيكلة وتصنيف أولي للمستندات الحالية، بأقل قدر من التعطل.
إعداد الذكاء الاصطناعي
تحديد التوجيهات (prompts) والتصنيفات وتدفقات التحليل حسب سياقك: قانوني أو امتثال أو تجاري.
تكاملات مخصَّصة
الاتصال بـOutlook والأنظمة المؤسسية وواجهات برمجية خاصة ببيئتك.
التدريب والتأهيل
ورش عمل تطبيقية للمسؤولين والمستخدمين الرئيسيين، بمستندات حقيقية من العملية.
الدعم ونجاح العملاء
متابعة مستمرة، واتفاقية مستوى خدمة، ووتيرة تنفيذية لتطوير الاستخدام مع مرور الوقت.
الأسئلة الشائعة
الأسئلة المتكررة.
حول المنتج
لدينا بالفعل نظام تخزين. هل يستحق الأمر التبديل؟
التخزين يختلف عن الحوكمة. لا تكتفي Athena بحفظ الملفات: فهي تتحكم في من يصل إلى ماذا وبأي إصدار، وتحلل المحتوى بالذكاء الاصطناعي، وتضمن الامتثال لمهل الاحتفاظ. الفارق يكمن في الذكاء والحوكمة، لا في التخزين.
ما الذي يتغير مقارنة بنظام إدارة مستندات تقليدي؟
تقوم الأنظمة التقليدية بالتنظيم والتخزين. وتقوم Athena بذلك وتتجاوزه: تحلل المحتوى بالذكاء الاصطناعي، وتدمج صناديق البريد الإلكتروني، وتوفر تحكمًا دقيقًا في الصلاحيات وتتبعًا كاملًا.
لا نحتاج إلى الذكاء الاصطناعي. هل تظل المنصة منطقية رغم ذلك؟
نعم. الذكاء الاصطناعي اختياري وقابل للتهيئة: يقرر المسؤول متى يُفعَّل وعلى أي مستندات. وحتى دون الذكاء الاصطناعي، يستفيد العميل من الحوكمة المستندية والتحكم الدقيق في الوصول والتتبع الكامل.
هل الأداة معقدة الاستخدام؟
لا. صُمِّمت Athena لأدوار مختلفة: يستخدم الموظف قوائم بسيطة للوصول إلى المستندات وإرسالها؛ ويملك المسؤول أدوات إعداد متقدمة. كل واحد يعمل في الطبقة التي تخصه.
حول الأمن
كيف تحمي Athena المعلومات؟
تحكم دقيق في الوصول حسب المستودع والمجلد والملف. سجل تدقيق كامل. مصادقة مركزية عبر Keycloak. تشفير أثناء النقل والتخزين. تخزين آمن عبر MinIO.
هل يصل الذكاء الاصطناعي إلى المستندات الحساسة دون ضابط؟
لا. الذكاء الاصطناعي قابل للتهيئة: يحدد المسؤول أنواع المستندات التي تُحلَّل والتعليمات التي يتبعها. ولا تتم معالجة المستندات الخارجة عن هذا النطاق.
كيف يعمل الالتزام بـLGPD؟
تحكم في الاحتفاظ والتخلص بالتصميم، وتتبع للوصول إلى البيانات الشخصية، وتصنيف مستندي لمعالجة ملائمة، ودعم لطلبات أصحاب البيانات.
حول النموذج التجاري
كيف يعمل نظام الفوترة؟
نموذج SaaS مرن: فوترة حسب المستخدم، أو حجم المستندات، أو البيئة، أو الوحدة التنظيمية. بدورية شهرية أو سنوية أو تنفيذ لمرة واحدة. نحدد الحجم وفق العملية الفعلية.
هل يمكنني البدء ببساطة ثم التوسع؟
نعم. صُمِّمت بنية الخطط لهذا الغرض بالضبط. يبدأ كثير من العملاء بخطة Starter أو Professional وينتقلون إلى Corporate أو Enterprise عندما يبرر الحجم والنضج ذلك.
ليس لدينا فريق لإدارة منصة كهذه.
الأتمتة تقلّص هذه الحاجة بالتحديد. يقرأ الذكاء الاصطناعي الرسائل وينظّمها، ويتحكم النظام في مهل الاحتفاظ، والإشعارات تلقائية. تعمل المنصة بينما يركّز الفريق على ما يهم.
حول التنفيذ
كم من الوقت يلزم حتى بدء التشغيل الفعلي؟
جدول زمني قياسي من 4 أسابيع: الانغماس، الإعداد، التدريب والإطلاق الفعلي. ومنذ الشهر الثاني، يستمر التشغيل بمتابعة مستمرة من فريق نجاح العملاء.
هل يتطلب التنفيذ جهدًا كبيرًا من فريقي؟
التنفيذ يتم بمرافقة من Central IT. يشارك فريقك بشكل أساسي في مرحلتي الانغماس والتدريب. ويبقى الجهد التقني في الغالب على عاتق Central IT.
هل يمكن التكامل مع أنظمتنا؟
نعم. تكامل أصيل مع Outlook، وإشعارات عبر WhatsApp، وواجهات برمجية مفتوحة (APIs) للتكامل مع الأنظمة المؤسسية. تُعالَج التكاملات الخاصة بحسب العقد.